RJB Drive by Google Workspace™

Een veilig alternatief voor het sturen van documenten per e-mail is om met de cliënt in hetzelfde document te werken of de digitale dossiers van de cliënt met hem te delen. Hiervoor gebruikt RJB ADVOCATUUR Google Workspace Drive™.

Om tegelijk in dezelfde documenten te werken of om de cliënt overal en altijd inzage te geven in zijn dossiers, wordt een bestand of een gehele map met de cliënt gedeeld. Hiervoor is wel een Google-account nodig. 

Waarom RJB Drive by Google Workspace™?

RJB Advocatuur archiveert alle relevante documenten van een dossier (correspondentie, processtukken en documentatie) in pdf-formaat op RJB Drive. Veel cliënten leggen zelf een papieren of digitaal dossier aan voor de zaken die aan RJB Advocatuur worden uitbesteed. Maar het is misschien wel makkelijker om via een beveiligde verbinding de lopende dossiers te kunnen inzien.

Het is soms ook efficiënter om in één versie van een document te werken, dan het telkens opnieuw via e-mail te moeten delen. Bovendien kan in Google Workspace Drive worden gelinkt van het ene document naar het andere. Dat kan in bepaalde complexe documenten handig zijn.

Geen Google Account?

Als u nog geen Google-account heeft, kunt u er direct één aanmaken. Dat kan ook via de link in de mail die u van ons ontvangt. Een Google-account hoeft niet een Gmail-adres te zijn, maar dat kan wel. U kunt met uw eigen e-mailadres een Google-account aanmaken.

Is delen van bestanden via Google veilig?

Google Workspace (waaronder ook Drive valt) is gecertificeerd met de ISAE 3402 verklaring die door de Nederlandse Orde van Advocaten wordt vereist bij het gebruik van cloud- en outsourcing services. Lees hier verder over de beveiliging van Google Workspace.

Onze data worden uitsluitend bewaard in datacenters die zich bevinden binnen de Europese Unie (beperkt tot: Ierland, Nederland, Finland en België), welke landen vallen onder de Europese privacy wetgeving (GDPR).

In de meeste gevallen is het veiliger om bestanden te delen, dan te e-mailen. E-mail is meestal niet versleuteld en om toegang te krijgen tot mailboxen is vaak alleen een naam en wachtwoord nodig. Voor een betere beveiliging in Google Workspace Drive™ is er Verificatie In 2 Stappen. Hierdoor is er, naast een wachtwoord, ook nog een veiligheidscode via de mobiele telefoon nodig om in te loggen. Dit is een extra beveiliging die waarborgt dat niemand het account kan misbruiken.

Vertrouwelijkheid is gewaarborgd!

Vanzelfsprekend stellen wij deze faciliteit uitsluitend op verzoek van de cliënt open voor de cliënt zelf en voor personen die uitdrukkelijk door de cliënt zijn gemachtigd. Dossiergegevens zullen nooit zonder schriftelijke toestemming van de cliënt met derden worden gedeeld.

Wij hebben de "Standard Contractual Clauses (processors)
for the purposes of Article 26(2) of Directive 95/46/EC for the transfer of personal data to
processors established in third countries which do not ensure an adequate level of data protection"  van Google ondertekend, ter vervanging van het safe harbour verdrag tussen de EU en de Verenigde Staten.

Verder voldoen wij volledig aan de GDPR / AVG door ondertekening van de Data Processing Amendment to G Suite and/or Complementary Product Agreement (Version 2.0)

 

Voor verdere vragen over privacy en beveiliging van Google Workspace lees hier verder.